Управленска информационна система

ERP модули.

Информационната система за управление и наблюдение (ИСУН) осигурява необходимата информация за ефективност и ефикасно управление на организациите.

Същност и история

За да може да се осъществи максимално ефективно управлението на дадена стопанска единица, отделните управленски подсистеми в тази единица трябва да действат в синхрон с общите цели и стратегия на организацията. Само тогава, обективната действителност в организацията може да изпълни зададените цели и да постигне мисията, която е заложена при нейното създаване. Управленските информационни системи включват три основни ресурси: хора, технология и информация.

Кенет и Джейн Лаудън идентифицират пет; епохи;на еволюция на управленските информационни системи, съответстващи на пет фази в развитието на компютърните технологии:

мейнфрейм и миникомпютри,
персонални компютри,
мрежи от клиент / сървъри,
изчислителни техники в отделното предприятие и
изчислителни облаци.

Мейнфрейм ера

Първата (мейнфрейм и миникомпютър) ера;е била управлявана от IBM и техните мейнфрейм компютри като те често заемат цели стаи и изискват специални екипи, които да управляват хардуера и софтуера . Както съвременните технологии, тези компютри са в състояние да се справят с по-голям капацитет и да намалят разходите за тях. Малки по-достъпни миникомпютри позволяват на големите предприятия да използват свои собствени изчислителни центрове в самото предприятие.

Двоичен код

Ера на персоналния компютър

Втората (персонален компютър) ера; започва през 1965 г., когато микропроцесори започнат да се конкурират с мейнфрейм и миникомпютри и ускоряват процеса на децентрализация на изчислителната мощност от големи центрове за данни за по-малки офиси. В края на 1970 миникомпютърната технология дава път на персоналните компютри и поради относително ниската компютърна цена те стават масови стоки на пазара, което позволява на фирмите да предоставят на своите служители достъп до изчислителна мощ, която десет години по-рано би струвала десетки хиляди долари. Така разпространението на компютрите създава готов пазар за взаимосвързване на мрежи и популяризирането на Интернет.

Ера на клиента

Тъй като сложността на технологията се увеличава необходимостта от споделяне на информация в рамките на едно предприятие също се повишава, което довежда до трета (клиент / сървър) ера, в която се създават сървъри от огромно количество споделена информация. Това позволява на големи количества данни да бъдат достъпни от хиляди и дори милиони хора едновременно.

Ера на предприятието

Четвъртата (предприятие) ера, включен по-високоскоростни мрежи, завързащи всички аспекти на търговското предприятие и предлагане на богат достъп до информация, обхващаща пълната структура на управлението.

Ера на изчисленията

Петата и най-нова (изчислителни облаци) ера ;на информационни системи представляват мрежови технологии за доставка на различни приложения, както и за съхранение на данни, независимо от конфигурацията, мястото или естеството на хардуера. Това, заедно с висока скорост на мобилените телефони и WiFi мрежи, доведе до нови нива на мобилност, в която мениджърите имат достъп до ИСУН отвсякъде с преносими компютри, таблети и смартфони.

Предимства на ERP-системите

ERP е система, която налага на фирмата да има строго регламентирани и "изчистени" бизнес-процеси. Тя е средство за подобряване на мениджмънта и по този начин за увеличаване на конкурентноспособността. Многогодишната практика на използване на развити в различна степен ERP-системи еднозначно следните им по-съществени преимущества пред други подходи:

Комплексно преосмисляне и преоценка на фирмена организация, политика и практика, по повод на внедряването на ERP-система;
осъзнаване взаимовързката на действията на всички служители, реално създаване на колективност в работата и оптимизация на всички работни процеси (производствени, търговски, управленски);
подобряване на качеството на управленските решения
от произволен характер като следствие на рязко подобряване на информираността при вземане им и на достоверността на използваните данни;
бърза и адекватна реакция на промените на пазарните, технологични и финансови условия;
силно намаляване до ликвидиране на негативните следствия на закъснения, презапасявания, дефицити, отклонения от стандарти, неотчитане на тенденции и други подобни;
подобряване събираемостта на вземанията и възвращаемостта на инвестициите;
намаляване на себестойността на продуктите;
подобряване на ефективността от използване на ресурсите, активите и кадрите;
професионално израстване на кадрите чрез пренасочване от рутинна към творческа (анализи, прогнози, вземане на решения) дейност;
пълен контрол върху всички процеси в предприятието.

Процесът на внедряване

Процесът започва с подробно и обстойно проучване на клиентските нужди, наличните бизнес процеси, особености на дейността на фирмата. Самото внедряване отнема няколко месеца - в най-добрия случай 2-3 месеца. През това време в проекта се ангажират както екип специалисти на фирмата-внедрител, така и екип от висши мениджъри от страна на потребителя. Тяхното участие е от ключова важност за успеха на проекта - липсата на ангажираност от страна на потребителя е 99% гаранция за провал. Има и случаи, когато внедряването се проточва във времето доста повече. В крайна сметка времето не е определящо за крайния успех - възможно е дори след две години работа внедряването може да не постигне успех. След края на процеса по внедряване се проследява нивото на подобрение на мениджмънта във фирмата-клиент. За целта се използват утвърдени практики и методологии за тестване на резултатите чрез определени 'key success factors' – ключовите фактори за успеха. Успехът на внедряването на системата до голяма степен се измерва и чрез степента на постигане на първоначално определена от клиента цел. Когато потребителят е определил дадена задача, заради която купува ERP, то крайният резултат - постигането на целта, е показател за успеха на внедряването. Съществуват, условно, два сценария за внедряване на ERP. Първият от тях предполага системата да се адаптира към бизнеса на фирмата. Това е възможно, ако тя по принцип има добри бизнес - структури и процеси. Във втория случай се налага обратното - напасване на бизнеса към самата система. Това е болезнен процес за самата фирма и за нейните служители, но от друга страна в големите, утвърдени ERP системи е заложено огромно ноу-хау, базирано на най-добрите бизнес-практики по света. Иначе казано, внедряването на такава система се явява оздравителен процес за фирмата. При внедряване на ERP софтуер е изключително важно мениджърите да са наясно как искат да се развива бизнесът във времето - какво ще представлява той след 6 месеца, година, 2 години, казва Сакис Казакис, маркетинг-мениджър на Delta Singular. Плановете за бъдещото разрастване и развитие а компанията се явяват един от определящите фактори при избора на ERP система.

Проблеми при внедряване и използване на ERP – системите

Лаптоп

В процеса на внедряване и експлоатация на ERP-система могат да се появят трудности в следните направления:

голяма част от специалистите и ръководителите във фирмата “говорят на различни езици”;
ръководители от ниското и средно, а често - и високо, ниво на управление, водени от лични интереси, се съпротивляват негласно, но яростно, на новите технологии;
значителна част от специалистите се стремят да запазят статуса си на “незаменими” и се противопоставят на новостите;
не са малко хората, предпочитащи бедната безотговорност и рутина пред богатата отговорност и мислене;
независимо от “внедрените” до момента системи, значителна част от ключовата информация “се пази в умовете”, твърде много решения се вземат интуитивно, твърде много “красиви” отчети не се базират на реални данни, твърде много взаимосвързани “нормали” са противоречиви;
реалните излишъци на едни ресурси и недостиг на други са достигнали застрашителни размери;
изглеждащата до момента “единствено възможна” и, затова, “оптимална” организация на създаване на продукт, в същност е доста хаотична и неикономична;
част от персонала (интересно - от най-ниско и от високо ниво) започва да “гледа навън” и скоро напуска;
хора, притискани до момента от “авторитети”, показват завидни професионални качества;
отхвърлените в началото съвети на консултантите се приемат по принуда, но след огромна загуба на време и нерви;
“спестените” в началото средства за консултантски услуги се превръщат в значителни загуби на по-късен етап;
внедряването на ERP-концепциите и съответната система няма край - на всеки етап възникват все нови идеи и възможности.

Тези и други специфични трудности, които се появяват по време на внедряването и развитието на Интегрираните информационни системи в управлението са пречка при плавното им реализиране в практиката, но предимствата, които могат те да реализират са движещата сила, както и лавинообразното нарастване на наличната информация кара организациите да инвестират време и ресурси в това направление, за да си осигурят конкурентно предимство или да се доближат до първите в отрасъла.

Вижте още

Източници

Laudon Kenneth, Jane Price Laudon. Management information systems. 2002
Харизанова М., Н. Миронова. Комуникации в управлението. Авангард Прима. София 2008г.
ERP системи

Външни препратки