Контрол

Понятието “контрол” произлиза от френската дума “controle”, която означава проверка. Контролът е основна управленска функция свързана с установяване поведението на системата, нейната възможност да се развива в набелязаните параметри.

Контролът като управленска функция

Контролирането е управленска функция, чрез която мениджърът определя степента на съответствие между текущото и желаното, залегнало в плана състояние във всеки момент и предприема корекции в работата, когато се установяват недопустими отклонениeя между планираните и регистрираните стойности на параметри описващи състоянието. Следователно чрез функцията контролиране, мениджърът подържа вярната посока и избрания от фирмата курс на действие.

Става ясно, че между управленските функции планиране и контролиране има много тясна връзка, те се допълват в един непрекъснато повтарящ се цикъл, целящ усъвършенстването дейността на фирмата. Тази непрекъсната оценка е основата за текущото усъвършенстване на плановете и тяхното изпълнение.

Както планирането, така и контролирането се осъществява за всяка отделна дейност и за всяко ниво на управление на фирмата.

Управленската система за контрол има две основни направления на действие, от една страна, тя следи за правилността на посоката, в която се движи фирмата, тоест непрекъснато оценява доколко избраната и изпълнявана стратегия е целесъобразна и адекватна на условията, в които функционира фирмата. От друга страна, тя текущо преценява резултатите от дейността на фирмата – доколко се постигат набелязаните цели и задачи, спазват ли се графиците, на желаното ниво ли са приходите, разходите печалбата и т.н.

Основни етапи в процеса на контролиране

1. Определяне показатели за сравняване. Те са израз на резултатите, които фирмата желае да достигне от съответната дейност на съответното място и за точно определено време. Желателно е показателите да имат количествено измерение, качествено измерение и да са посочени за точно определено време.
2. Измерване на резултатите от дейността. Този е най-трудоемкият и скъп етап, защото е свързан с набирането и обработването на голямо количество специфична информация. Освен това информацията трябва да е максимално точна.
3. Сравнение и оценка на действителните резултати и поставените стандарти. Това сравнение показва в каква степен постигнатите резултати се различават от желаните, а следователно и в каква степен фирмената дейност съответства на планираната.
4. Информиране на заинтересованите за установените отклонениeя от набелязаните стандарти. От ключово значение тук е информацията за установените отклонения да е акуратна, да достигне по предназначение и точно на време.
5. Предприемане на коригиращи действия, ако е необходимо. Всяка дейност се съпътства с определени отклонения от очакваните резултати. Ето защо много важно е да се определи, кое отклонение от стандартите е достатъчно голямо и носи реална заплаха, за да се изисква предприемане на специални коригиращи мерки. Понякога коригиращите мерки са свързани с предефиниране на фирмените цели и стратегии, а това води и до съответната промяна в стандартите за контрол.

Видове управленкси контрол

Управленския контрол може да бъде класифициран по различни критерии и така да се дефинират различните видове контрол.

1. В зависимост от това кога се провежда контрола се дели на: предварителен, текущ и последващ.

А) Предварителният се провежда преди началото на изпълнението на набелязаните фирмени дейности. Целта ме е да разкрие навреме евентуалните грешки в плановете и да предотврати неправилното изразходване на ресурси.

Б) Текущият се изпълнява по време на изпълнението на набелязаните дейности и има задача да разкрива текущо евентуалните нежелани отклонения от набелязаните междинни цели и резултати.

В) Последващият се провежда, след като съответните планирани дейности вече са извършени и цели да установи съответствието на постигнатите резултати с набелязаните цели.

1. Особено важно е делението на контрола на стратегически и оперативен.

А) Стратегическият контрол е главно предварителен и текущ. Той има за цел да прецени до колко стратегията на фирмата е правилно избрана, да проследи и контролира нейното изпълнение, навреме да разкрива възникналите проблеми и заплахи и да предприема необходимите корекции.

Такива условия, като тези на средата са правните, демографските и социални промени, информацията, лихвените проценти, технологичното развитие и появата на продуктови заместители, засилването на конкуренцията, промяната на потребителските желания, проблеми с данъците и много други. Неочакваните изменения на тези условия могат да направят избраната стратегия нецелесъобразна или неизпълнима.

Контролът върху изпълнението на стратегията е насочен към оценката на това до колко добре се изпълнява начертаната стратегия и трябва да се провери дали се налага тя да бъде променена, поради ниската и ефективност, или поради допуснати слабости в прилагането и.

Стратегическият обзор се състои в непрекъснато следене и оценка на всички събития, факти и въздействия във и извън фирмата, които по някакъв начин могат да заплашат изпълнението на фирмената стратегия или да я направят нецелесъобразна.

Оценката на внезапни събития и въздействия е разновидност на вече посочените видове контрол. Насочен е към изграждането на процедури за бърза оценка на неочаквани събития и въздействия, изискващи драстични промени в изпълняваната стратегия, както и за навременното осъществяване на тези промени.

Стратегически контрол.

Б) Оперативния контрол по своята същност с текущ и последващ контрол. Чрез него ръководството на предприятието текущо оценява постигнатите резултати, сравнява ги с поставените цели и задачи и взема коригиращи мерки. Тоя се осъществява в рамките на сравнително кратки периоди от време – обикновено от един месец до една година. В резултат на провеждането му се контролират оперативните резултати от дейността на фирмата. Преценява се до колко се постигат набелязаните цели и задачи, спазват ли се графиците, на желаното ниво ли са приходите, разходите, печалбата, и др. Всичко това е необходимо за гарантиране на висока ефективност на дейността на предприятието и с условие за изпълнение на набелязаните стратегически задачи.

Видове контрол

Най-общо контролът може да се раздели на основни и конкретни форми на контрол.

Основни са тези форми на контрол, които имат по-голяма представителност и се смятат за базови.

Държавен и обществен контрол

Държавният контрол се осъществява от специално създадени институции. Той произтича от правото на държавата да управлява своята собственост и да защитава своите интереси. Типични представители на държавния контрол са финансовия, стопанския, контрола осъществяван от сметната палата и др.

Контролът осъществяван от държавните органи е строго регламентиран. Оценките му са документирани по определен от закона ред, а изводите и указанията са императивно представени;

Общественият контрол е сравнително слабо проявен, но е израз на критичното отношение към поведението на държавни институции, служебни лица, към личностните прояви в отделни организацияи.

Вътрешен и външен

Според мястото на субекта и обекта , контролът е вътрешен и външен.

Вътрешен е контролът , когато субекта и обекта са в непосредствена близост или са в една система.

Външен е контролът, при който имаме отдалеченост на субекта от обекта, т.е. те са в различни системи. Външният контрол показва наличие на йерархия в управлението.

Независим контрол

Той е особен род проявление на контролната функция. Приема се ,че независим е контрола, който се подчинява единствено на закона и не принадлежи към никоя държавна или друга институция. В развитите икономически страни независимия контрол се осъществява в две форми:

Държавен одит – извършва се от сметната палата и се подчинява само на Парламента;

Независим одит – контрол на одиторите , които имат призната по съответния законодателен ред правоспособност да проверяват и заверяват годишни счетоводни отчети.

Материален и документален контрол

Контролът се разглежда като материален и документален въз основа на специфични особености на обекта и субекта на въздействие.

Документален е контрола върху цялата документация и съдържащото се в нея.

Материален е контрола върху съдържащите се в документа процеси, които може да се разглеждат и като инвентаризация.

Дистанционен контрол

При него няма контакт между субекта и обекта. Този вид контрол все повече ще намира място в управлението. При него само сателитна връзка позволява да се наблюдават и контролират някои процеси.

Конкретни видове контрол

Осъществяват се в различни условия по различни начини и биват следните разновидности:

Проверка и видове проверки

Проверката е една от формите при който има непосредствен контакт между субект и обект на контрол. Проверяват се параметрите при които се развива системата. Проверката може да бъде планова и извънпланова, пълна и репрезентативна, частична , тематична, компромисна, предметна, формална, документална и т.н.

Тематичната е свързана с проверка на изпълнени задачи.

Формалната проверка е по форма, т.е. за формата на документи и неговото съдържание от гледна точка на съдържанието.

Документалната проверка е свързана с проверката на документи.

Ревизия

Включва в състава си различни процедури и представлява последваща форма на контрола. Ревизията винаги представлява пълен контрол. В нея се включват проверки от материален и документален характер, насрещни и кръстосани проверки.

Проучване

Чрез него не само се констатира определено събитие, но се извършва анализ и оценка на събитията, изследват се факторите и условията които ги пораждат.

Наблюдения

Дългосрочна контролна форма за системно и продължително изследване на процесите и на комплекси от процеси и явления. В резултат на наблюдениeята се извършва съответно регулиране. Наблюдението има следните задачи:

• Да се информират съответните управленски органи за съществуващите отклонения в наблюдаваните обекти;
• Да се окаже съдействие за отстраняване на отклоненията и за достигане на необходимото равнище в рамките на проблема;
• Да се предотвратят възможните отрицателни резултати в бъдещето състояние на контролните параметри. Изборът на тематика за наблюдение зависи от значимостта на отделните параметри на системите.

Систематичен контрол

Той се осъществява върху реализацията на избрана стратегия. Обект на този контрл са условията и предпоставките за решаване на стратегически задачи.

Стратегическият контрол е дългосрочен и служи за допълване и усъвършенстване на системата.

Прогностичен контрол

Обект са условията в които се развива даден контрол, неговото минало и настояще. От тази изходна позиция се прогнозира поведението на дадена система или процес към определен момент. За да се осъществи този контрол е необходимо да се разполага с богата информация за системата. Обектите на прогностичния контрол могат да бъдат всички ситеми в обществото.

Анализът като форма на контрол

Той е сомостоятелна форма на контрол, която се проявява чрез петте основни елемента на функцията контрол. Необходимата информация се събира целево по предварително определени признаци и показатели. Обект на този анализ са различно протичащи по време явления и процеси.

Вижте още

• Контролинг
• Задача за решаване
• Прогнозиране

Източници

• Маркетинг
• Същност на контрола като управленска функция

Външни препратки

• Закон на комисията за финансов надзор
• Агенция за приватизация и следприватизационен контрол
• Финансов контрол
• Комисия за финансов надзор