Ефективност на управлението

Ефективността на управлението на една организация отразява взаимовръзката между поставените управленски цели, съществуващите условия, ефектите от дейността на управленския субект, крайните резултати на организацията и изразходваните ресурси. За нейното определяне е необходимо да се знае, както най-общия характер на тези зависимости, така и тяхното измерване там, където е възможно. Тази ефективност зависи в голяма степен от качеството на формулираната управленска политика,

но не е идентична с него.

Ефективност

Ефективността е едно от основните оценъчни понятия на управлението. Тя е сложно понятие, което се определя от множество фактори. Обикновено при управлението на бизнес организациите се използват две понятия – икономическа ефективност и социална ефективност.

Икономическата ефективност се свежда до определяне величината на управленските ресурси по отношение на управленските ефекти.

Социалната ефективност се определя чрез получените ефекти от социален характер, като: подобряване условията на труд, повишаване степента на удовлетвореност у работещите, съвпадение на формалната с неформалната организация, подобряване на социалния и психологическия климат в организацията и други.

Правилно формулираното управление на всяка организация трябва да осигури оптимално съчетаване на тези два вида ефективност. Много примери от практиката на редица бизнес организации показват, че постигането на само един от тези два вида за дълъг период от време е невъзможно, тъй като те взаимно се обуславят.

Ефективността намира израз в изпълнение на работи с най-малки разходи на ресурси. Този частен сегмент на дефиниране на феномена „ефективност” поражда и редица спорове особено когато става въпрос за изследване на ефективността на управлението.

Различия между ефективостта в частните и публичните организации

Необходимо е да се направи уточнение относно различията в съдържанието на понятието „ефективност" в частните и в публичните организации. В частните организации (фирми) е възможно да се установява поотделно ефективността на производството и ефективността на управлението. В тези организации ефективността на управлението се разглежда, измерва и оценява в пряка връзка и зависимост от ефективността на производството. Преобладават мненията на авторите, че ефективността на управлението в частните организации се свежда главно до получаването на максимални производствени резултати при минимални разходи на труд от управленските работници.

За да се изясни ефективността на публичните организации, се използват две групи показатели за определяне на техническата и икономическата ефективност. Чрез тези показатели се извършва оценка на дейността, която позволява да се определи и качеството на работата в публичните организации.

Техническата ефективност характеризира постигането на целите на организацията. Полезността на този подход се изразява във възможността да се формулират целите на публичната организация като критерии за ефективност. В количествено изражение коефициентът на ефективност е частно между фактическия резултат и целите (евентуално стандарта) на публичната организация.

Икономическата ефективност характеризира икономичността и традиционно се определя като съотношение между получените крайни резултати и обуславящите ги разходи, или обратно. Тя е свързана с обема на предоставените услуги, което е възможно да се осигури при определени ресурси. Когато ръстът на икономическата ефективност позволява, може да се разшири кръга на предоставените услуги, при които се наблюдава по-малко търсене, или да се направи икономия на средства, които да се насочат за финансиране на други услуги, което ще доведе до удовлетворяване на определени потребности на обществото.

Понякога един показател за икономическа ефективност отразява няколко характеристики. Но разбира се, много често са необходими няколко индикатора, които да характеризират ключови аспекти на техническата и икономическата ефективност – цел, разходи и резултати. Особено важно за публичните организации е да се знае, че при тях е необходимо да се използва многомерна оценка, като при всяка се отчита степента на съответствие на извършената услуга с потребностите на обществото.

Измерване на ефективността на управлението

Сложността на точното и цялостно измерване на ефективността на дадена управленска политика произтича от наличието на човешкия фактор в организациите и големия обем фактори, имащи влияние, както върху резултатите на управленския процес, чрез който тази политика се реализира, така и върху крайните производствени, икономически и социални резултати. Това налага общата оценка на ефективността да включва както количествени, така и качествени характеристики.

Слабата структуризация на задачите т.е. преобладаването на качествените оценки над количествените. Важна особеност е и ролята на ръководителя с неговите уникални способности да разработва собствени цели, стратегии и методи за техните постижения.

Друга съществена черта е динамичното поведение на бизнес организациите. То се отличава с това, че причините и последствията в тях не винаги са тясно свързани във времето и пространството. Управляемостта на бизнес организациите се затруднява още и от трудности при използването на формални методи, голяма размерност и разнообразие на изпълняваните задачи, значително число взаимовръзки и други.

Измерването и оценяването на ефективността на управлението на организацията може да съдържа както обективни, така и субективни елементи. Обективността се състои в показателите, чиито величини са определени реално, но тъй като се прави и качествен анализ, е възможно и допустимо и наличието на субективен елемент. Той не би трябвало да изменя по същество съдържанието на оценката, а може да внесе личен почерк и нюанс при нейното оформяне. Субективният елемент е свързан и със способностите и опита на този, който извършва оценката.

Въху ефективността на управлението оказват влияние много и различни фактори. При различните бизнес организации и в различни случаи силата и постоянството на тяхното влияние е различно. Такива фактори могат да бъдат:

Oт организационен характер – структурни изменения, разпределението на ресурсите, своевременност на доставянето им, дистрибуция и продажби и други;

Oт субективен характер. Това са фактори, свързани с взаимоотношенията между хората, работещи в бизнес организацията;

Oт икономически характер. Свързани са с действието на цени, лихвени проценти и други от този вид;

Oт технически характер – промяна в технологиите, нови машини и съоръжения, използването на нови материали и други.

Система с балансирани показатели ( Balanced Scorecard )

Балансирана карта1.

Развитието на теорията за управление довежда до появата на концепцията Balanced Scorecard(BSC), която нейните създатели - Робърт Каплан и Дейвид Нортън - определят като ”инструмент, позволяващ трансформиране на мисията и стратегията на организацията в изчерпателен набор от показатели за дейността, които служат като основа на системите за стратегическо управление и контрол”.

Тази теория днес се радва на всеобщо признание и независимо от наличието на множество аналогични методики и все по-често се възприема като „стандарт де-факто”.

Системата с балансирани показатели, в своя класически вариант съдържа четири перспективи, отразяващи жизнено важни за функциониране на организацията дейности.

Всяка перспектива съдържа в себе си въпрос, с който тя се асоциира. Отговорите на тези въпроси се явяват цели, достигането на които гарантира изпълнението на стратегията. Между перспективите съществуват ясно очертани причинно-следствени връзки.

Балансирана карта2

Оценката на дейността на организацията, традиционно формирана въз основа на нейните финансови резултати, е недостатъчно адекватна в днешно време, когато нематериалните активи като имиджът и силата на търговската марка, качеството на продукта, иновациите, квалификацията на човешките ресурси и т.н., са същинските фактори за успех. Балансираната система от показатели за ефективност измерва и прогнозира постиженията на организацията на базата на подбор на количествени индикатори (показатели), групирани в четири основни направления (перспективи), описващи най-важните аспекти на нейната дейност:

1. Финансови резултати;
2. Отношение с клиентите;
3. Вътрешни процеси;
4. Обучение и развитие;

Стратегически карти

В основата на стратегическата карта стои моделът на Балансираната система от показатели за ефективност, включващ стратегически цели, разположени в 4 перспективи.Характерно за стратегическата карта е, че тя добавя към Балансираната система от показатели, нова система от елементи, илюстриращи времевата динамика на организационното развитие. Стратегическата карта определя причинно-следствените връзки между целите и факторите за успех и дава възможност на компаниите да анализират как стратегическите цели си влияят една на друга. Елементите на картата са интегрирани в единен склад за данни и са на разположение за разнообразни анализи.

Стратегическата карта предоставя единен и последователен механизъм за описание на стратегията на производствената организация, базиран на установяването, измерването и управлението на целите и показателите й. Така стратегическата карта се явява липсващата брънка между формулирането на стратегията и нейното изпълнение и установявайки директна връзка между вложените парични ресурси и стратегическите цели, допринася за осигуряването на максимална възвращаемост на инвестициите в производствената организация.

Потребността от стратегически карти в производствените организации е продиктувана от нуждата да се постигане консенсус относно стратегическите цели на организацията. Проектирането и разработването на стратегически карти цели удобното и разбираемо разпространение на формулираната стратегия. Така те се явяват един от мощните инструменти за катализиране на комуникацията относно стратегията с помощта на нейното визуално представяне.

Стратегическата карта е модел, адаптиран към конкретната стратегия на дадена организация, който описва как нематериалните активи генерират подобрения в ефективността на вътрешните процеси на организацията, които имат решаващата роля за създаване на стойност за клиентите, акционерите и обществото.

Стратргическа карта1

Фирмена ефективност чрез процесен подход

Процесният подход разглежда организацията като съвкупност от взаимосвързани процеси. Основното му предимство е че дава възможност за управление, контрол на взаимодействието между отделните процеси и функциите в организацията. На практика организациите се управляват вертикално, като са структурирани в йерархия на функционални звена. При този начин на управление обаче, често крайният клиент остава невидим за голяма част от участниците, което води до изместване на фокуса към функцията, а не към крайния резултат. Процесният подход въвежда хоризонталното управление, което преминава границите на отделните функции и фокусира вниманието към постигане на общите цели на организацията.

Процесният подход притежава редица предимства, които водят до:

• разбиране и удовлетворяване изискванията на всички заинтересовани лица;
• измерване ефикасността на процесите и от там на цялостната дейност на организацията;
• по-ниски разходи, чрез ефективно използване на ресурсите;
• непрекъснати подобрения в следствие на резултатите от измерванията на процесите;
• прозрачност на дейностите в рамките на организацията;
• насърчаване участието на хората и изясняване на техните отговорности.

Ефективна управленска политика

Управленската политика на една бизнес организация е ефективна тогава, когато осигурява:

• Поставянето и постигането на цели.
• Адаптация на организацията към околната среда.
• Интегриране и координиране на дейностите в бизнес организацията.
• Запазване и развитие на социалната структура в организацията.

Ефективността на функциониране на всяка бизнес организация е в пряка и определяща зависимост от правилно формулираната политика и нейната реализация в съществуващата система на управление. Ето защо, на настоящия етап, особено значение придобива проблемът за усъвършенстването на управленските системи на бизнес организациите. Актуална и значима става задачата за разкриване и мобилизиране на съществуващите резерви при използване на наличните ресурси в организациите. Остротата на проблема за повишаване на управленската ефективност на бизнес организациите се засилва и от рязко нарасналите изисквания към качеството на управленските решения, от дефицита на някои ресурси и необходимостта от интензивното и рационалното им използване. Всичко това обективно налага търсенето на подходящи методи, които да ориентират ръководителите на бизнес организациите към повишаване на качествените и количествените ефекти от използването на разполагаемия управленски потенциал и към намирането на резерви, позволяващи реализацията на управленската политика с необходимите минимални ресурси. Един от методите, който съдържа значителни възможности в това отношение, е функционално-стойностният анализ (ФСА).

Виж също

• Гъвкавост
• Управление на риска;
• Ключови показатели за ефективност (KPIS);
• Робърт Каплан и Дейвид Нортън;
• Анализ на ефективността;
• ФСА;
• Модел на картите ( tableau de bord );
• Модел за отлична дейност на EFQM;
• Концепция EVA –  икономическа добавена стойност;

Източници

• Доц д-р Христов, Х., „Измерване ефективността на публичните организации” , статия.
• Kaplan R., D. Norton, The Balanced Scorecard: translating strategy into action, 1996.
• Kaplan R., D. Norton, The strategy-focused organization: how balanced scorecard companies thrive in the new business environment, 2001.
• http://www.tuj.asenevtsi.com/BSC/BSC30.htm История на Балансираните карти .
• http://www.imbility.com/services/performance-management Управление на ефективността;
• http://bgbusinesshelp.com/process-approach/ Фирмена ефективност чрез процесен подход;
• http://www.valuebasedmanagement.net/methods_strategy_maps_strategic_communication.html Стратегически карти .

Външни препратки

• Ефективност в процесите на управление- презентация;

• Организационна ефективност;

• Ефективност на управлението по пример на Питър Дракър;

• Управление на ефективността на бизнеса;

• Балансирана система от показатели за ефективност;

• Балансирани карти ;

• Балансирани карти- основи;

• Структира на балансираните карти;

• Стратегическите карти – средство за синхронизация между бизнеса и ИТ;