|
|
| Ред 1: |
Ред 1: |
| | '''Анализ на документи''' е '''набор от техники за преподаване и процедурите''', използвани за извличане на изследване на социални процеси и явления с цел да се отговори на специфичните изследователски цели. | | '''Анализ на документи''' е '''набор от техники за преподаване и процедурите''', използвани за извличане на изследване на социални процеси и явления с цел да се отговори на специфичните изследователски цели. |
| | | | |
| | + | ==Приложение== |
| | Причини за използване на анализа на документи: | | Причини за използване на анализа на документи: |
| | | | |
| | * Вземане на решения за [[стратегическо планиране]] | | * Вземане на решения за [[стратегическо планиране]] |
| | * Разпределение на [[ресурс]]ите | | * Разпределение на [[ресурс]]ите |
| − |
| |
| − |
| |
| | | | |
| | ==Предимства и недостатъци== | | ==Предимства и недостатъци== |
| − |
| |
| − |
| |
| | | | |
| | ===Предимства=== | | ===Предимства=== |
| Ред 21: |
Ред 18: |
| | * Не е подходящ за оценка на потребителски умения, нужди или удовлетвореност от услуги | | * Не е подходящ за оценка на потребителски умения, нужди или удовлетвореност от услуги |
| | * някои документи не са публично достъпни | | * някои документи не са публично достъпни |
| − |
| |
| − | ==Видове документи==
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | След като се определи целта на [[документ]]а, следва да се избере подходящия вид документ. Лесно разпознаем тип и формат на документа повишава цялостната му съгласуваност и възможността на аудиторията да го използва ефективно. Следователно, повечето документи съответстват на относително-стандартни типове документи, които представят информация в стандартен формат. Почти всички технически документи съотвестват на един от следните стандартни видове документи:
| |
| − |
| |
| − | ===Бележка (записка, меморандум; memoranda)===
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | Бележките са кратки, неформални доклади, използвани за създаване на писмена следа. Те обобщават комуникационния процес, като предават съобщението от един или повече автори към един или повече получатели. E-mail съобщенията типично спадат към бележките. Записките са сред най-гъвкавите организационни документи. От кратки изследователски доклади и отчет за прогреса, до командировъчен доклад и кратко предложение. Този вид документ (бележката) е широко използван за комуникация от техническо и административно естество. Бележки се водят за широка гама вътрешни цели - за изискване на [[информация]], за оповестяване, за очертаване на политики и за пренос на стенограми. В повечето организации, бележките играят ключова роля при създаването на архив с приети решения, запитвания, отговорности, резултати и притеснения.
| |
| − |
| |
| − | Отличителния [[елемент]] на бележката е нейното заглавие, което се използва за да определи значението на съобщението по особено лесен и прозрачен начин. Тази информация откроява контекста на [[съобщение]]то и трябва да е достатъчно детайлна за да изясни максимално контекста.
| |
| − |
| |
| − | Съдържание на бележката – обикновено, в него са записани основните точки в бележката по важност, като първо се нареждат ключовите изявления, а детайлите са последващи. Записката би трябвало да започва с кратко резюмиращо изложение, в едно или две изречения, които да идентифицират ключовите теми и обхвата на бележката.
| |
| − |
| |
| − | ===Дневен ред ===
| |
| − |
| |
| − | Дневния ред представлява малък лист, съдържащ темите на разговор, които ще бъдат обсъждани (по хронологичен ред), заедно с имената на хората, които ще водят разговора по дадената тема. Дневния ред помага за фокуса на срещата върху конкретни теми, като помага да се поддържа контрол на темпа и потока на срещата, наблягайки върху важните й части. Срещи, без публикуван дневен ред, обикновено са непродуктивни и неясно очертани. Пригответе и раздайте дневния ред за темите, които ще бъдат дискутирани за всяка среща. Циркулацията на дневния ред преди среща ще позволи на [[аудитория]]та да изясни своите роли и ще стимулира дискутирането. Дневния ред може да се раздаде и чрез e-mail. Предимството на твърдото копие (лист) е, че може да бъде внесено на срещата и на всяка точка да се водят записки, докато протича дискусията. Опитните модератори отчитат ползите и последствията, както на електронния вариант на дневния ред, така и аналоговия – затова носят допълнителни разпечатки на самата среща, тъй като често срещано явление е част от участниците да изгубят или забравят документа.
| |
| − |
| |
| − | ===Стенограми, записки от конференции и т.н (Minutes ; Мeeting documents)===
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | Стенограмите от срещите следва да се водят както от формални, така и от неформални срещи. Стенограмите са незаменима част от организационното всекидневие. Те служат като институционална памет за всички предприети действия или предложения и са ключови при формиране на теми за [[дискусия]]. Също така могат да са подходящи за информиране на член от екипа, който не е присъствал на срещата или на ключова в срещата тема.
| |
| − |
| |
| − | Конферентните записи може да са формални и неформални. Формалните са често изискуеми от държавните органи (местни администрации, съдилища и пр.). Обикновено се разпространяват на членовете на групата преди следващата среща и след това се одобряват (понякога след като бъдат изменени частично)
| |
| − |
| |
| − | Някои стенограми са публично достъпни. Често, в корпоративния свят например, стенограмите са лични и поверителни документи, които трябва да бъдат разпространявани само до подходящите индивиди. Ако някоя стенограма е поверителна, всяка страница от нея би следвало да съдържа щампа (надпис, печат) гласящ „ПОВЕРИТЕЛНО – НЕ Е ЗА РАЗПРОСТРАНЕНИЕ”
| |
| − |
| |
| − | Информацията, която се включва във формалните стенограми обикновено съдържа:
| |
| − |
| |
| − | *Името на групата, която съвещава и какъв е вида на срещата (среща на кризисния щаб, среща на акционерите, среща за конкретен проблем)
| |
| − |
| |
| − | *Точно къде и кога е проведена срещата
| |
| − |
| |
| − | *Имената на членовете на групата които присъстват и на тези, които отсъстват; имена на всички останали индивиди които присъстват на срещата, освен ако срещата не е публична и с аудитория.
| |
| − |
| |
| − | *Името на човека, който свиква срещата и по кое време я е свикал
| |
| − |
| |
| − | *Доклад за това, дали стенограмата от миналия е път е била прочетена, и ако да, дали е била одобрена (или одобрена, но модифицирана)
| |
| − |
| |
| − | *Обобщение на всякакви доклади, представени пред груапта и всички предприети от тях действия (съгласие, одобрение,потвърждение,отпращане)
| |
| − |
| |
| − | *Обобщение на дискусията по всяка тема от дневния ред или всяка друга ключва точка/проблем, дискутиран на срещата
| |
| − |
| |
| − | *Запис на всички гласувания по всички въпроси, включително броя гласове „за”, брой гласове „против” и брой гласували „въздържал се”
| |
| − |
| |
| − | *Времето, по което срещата формално е приключила. Неформалните стенограми също съдържат дата, имена на всички присъствали, но те се фокусират повече в обобщението на ключовите точки от дискусията и записване на всички предприети действия, които следва да се изпълнят от индивидите на срещата
| |
| − |
| |
| − | ===Литературно ревю (литературен преглед)===
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | Обобщава съществуващи аналогова (на хартия) или електронна информация по специфична тема. Литературния преглед може да е самостоятелен документ, или раздел от по-голям доклад.
| |
| − |
| |
| − | За да се направи такъв документ, трябва да се определят броя, обхвата и плътността на информацията, която ще се включи в ревюто, съобразно изискванията на публиката и тяхното ниво на познания.
| |
| − |
| |
| − | Литературните прегледи информират колегите и мениджърите за текущата информация по дадена тема. В този си смисъл, те предотвратяват излишно дублиране на работа и осигуряват ключова информация за текущия проект. Литературния преглед, например, може да информира колегите за всички текущи процедури по реорганизация на бизнес процесите и пр. Също, тези прегледи могат да информират членовете на [[екип]]а и [[мениджмънт]]а за цената, ефективността и позите от съществуващите решения на даден технически проблем
| |
| − |
| |
| − | Литературния преглед следва да започва с въведение, което запознава читателя с контекста и обхвата на специфичната тема. Прегледа следва да е възможно най-сбит и без излишен материал. Накрая, прегледа следва да съдържа заключение, което да обобщава инфромацията, която е най-важна за читателя. Следва да се цитират всички изотчници в подходящия формат и да се включат всички изотчници в библиографска справка, накрая на документа. При провеждането на литературен преглед, следва да информацията да е подредена хронологично или чрез разделяне на основните теми на подтеми и след това да се презентират подтемите в зависимост от нивото им на важност, започвайки от най-важните.
| |
| − |
| |
| − | ===Доклади (отчети и пр.)===
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | Докладите са стандартни документи във всички организации. Докладът е самостоятелен документ, който разчита на резултати от фактически проучвания на трети лица, които имат професионален интерес от резултатите, експертните мнения, лабораторните резултати, последствията от мерките, пътувания и административни детайли – всичко, което е от интерес на професионалната компания. Принципно, доклада се разпространява като независим документ. В тази връзка, той следва стандартен формат,в който се включва : заглавие и тема, която ориентира читателя за основната цел и съдържавние на доклада.След това, следва изложение, в което са включени фактическите данни от доклада. В следващата част – заключението се включват различните източници и вторични материали.
| |
| − |
| |
| − | Докладите могат да бъдат вътрешни и външни, формални и неформални. Съдържанието на доклада зависи от целевата [[група]], към която е насочен и от типа на доклада.
| |
| − |
| |
| − | Примери за различни видове доклади са:
| |
| − | *лабораторни изследвания,
| |
| − | *изследователски проекти,
| |
| − | *доклад за прогреса,
| |
| − | *командировъчен доклад,
| |
| − | *консултантски доклад и др.
| |
| − |
| |
| − | ===Писма ===
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | Писмата се използват за комуникиране извън рамките на [[организация]]та. Докато бележките са основни във вътрешно-фирмената комуникация, то писмата често се използват от служители за [[външна комуникация]], особено във формален и полу-формален вид.
| |
| − |
| |
| − | Писмата са незаменима част от бизнеса и техническата комуникация, защото те са по-формални и надеждни от електронните писма и по-точни и постоянни от телефонния разговор или разговорите лице-в-лице
| |
| − |
| |
| − | ===Предложения===
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | При създаване на предложение е нужно да бъде идентифициран специфичен проблем и да се даде обяснение, как той ще бъде решен.
| |
| − |
| |
| − | Повечето организации разчитат на успешните предложения за да просъществуват. Предложенията са старателно подготвяни и са разглеждани също толкова внимателно от агенциите. Успешните предложения демонстрират разбиране обхвата на проблема (неговото минало, теория и приложение) и, че авторът му има ясна и конкретна насоченост към достигането на поставените цели. Всички предложения следват разработен план за действие, съответстващ на специфична нужда или [[задача|проблем]]. Някои предложения са външни, написани като отговор на искане за предложение. Във всеки случай, предложенията трябва да показват, че естеството на проблема се разбира в дълбочина, а също и че има ясен, специфичен и добре развит план за действие, който води до решение на проблема. Повечето предложения споделят общи характеристики по отношение на стурктурата си – идентифициране и наблягане на проблема, на [[цел]]ите и предложение за възможни действия.
| |
| − |
| |
| − | ===Прес - съобщения===
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | Прес - съобщението се използва за оповестяване развитието по даден продукт. Публиката за подобен документ се състои от автори и редактори на списания, където продукта може да бъде разгледан и потенциални клиенти, които могат да закупят новия продукт. Прес-съобщението съдържа следните елементи:
| |
| − |
| |
| − | * Заглавие, което идентифицира продукта
| |
| − | * Водещ [[параграф]], който издава ключова информация, подтикваща любопитството към продукта
| |
| − | * Графика, която да подсигури вниманието на четящия
| |
| − | * Описание на продукта
| |
| − | * Обяснение – защо продукта е важен
| |
| − | * Информация – към кого да се обърнем за още информация
| |
| − |
| |
| − | ===Спецификация===
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | Спецификациите са дизайнерски контур. Те описват структурата, частите, представянето, пакетирането и доставката на обект или процес – достатъчно детайлно, за да се осигури сглобяването или внедряването на продукт/процес от друго лице. Спецификациите се използват при поръчкови операции. В тази си роля, те юридически обвързват подизпълнителят да произведе/достави определен продукт/процес в рамките на очертаните насоки. Спецификационната бланка е много кратка спецификация, която идентифицира ключовите стандарти, които следва да се изпълнят при изработката на инструмент/процес. Спецификационните бланки придружават много електрически продукти и се използват за поправка и замяна на части от обекта.
| |
| − |
| |
| − | ===Ръководства за употреба ===
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | Формалното описание на механичени системи или технчиески процес е по-познат като ръководоство за употреба. Този вид документ придружава различни технологични предмети, материали и процеси. Бяла техника, компютри, химикали, хардуер, автомобили са придружени от такова ръководство. Този вид документация се дели допълнително на два подвида – [[техническа документация]] и ръководство за потребителя. Ръководствата следва да са написани така, че бързо да се минава през различните [[сегмент]]и от информация – бързо и лесноразбираемо както от експерт, така и от обикновен човек.
| |
| − |
| |
| − | ===Инструкции и процедури===
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | Процедурния документ представлява серия от стъпки, които следва да бъдат последователно спазвани в специфичен ред за да се постигне специфичен резултат. Целта на писмената процедура е потребителя да се опълномощи да извърши дадено дадено действие, с което той/тя не е запознат. Процедурния документ спестява на автора му време, трансферен опит, осигурява постоянство и предотвратява грешки и инциденти. Процедурния документ обикновено е организиран както следва:
| |
| − |
| |
| − | * Цел и обхват – тук се описва какъв е резултата при правилното постигане на процедурата и обхвата на приложимостта й.
| |
| − | * Предварителни изисквания. Тук са застъпват всякакви обекти като документи, персонал, специални инструменти, одобрения, полеви подготовки, нужни за извършване на процедурата
| |
| − | * Предупреждения. Тук са включени всякакви опасни аспекти при изпълнението на процедурата
| |
| − | * Стъпки. Тук е описана серията от стъпки (действия) които следва да бъдат спазени за изпълнението на процедурата
| |
| − |
| |
| − | ===Стилистични насоки===
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | Стилистичните насоки са широко използвани в професии и организации за постигането на индивидуален на вид документ, който да отговаря на формалните изисквания за изглед на документ. Те са документи, ориентирани към задачите, в смисъл, че предлагат точни инструкции за подготовката на даден документ. В стилистичните насоки, инструкциите са главно осигурени от множество документни елементи, включително повечето от следните:
| |
| − |
| |
| − | * формат на страниците (заглавна страница и примерна страница с хедър и футър)
| |
| − | * система на номериране (на страници, графики, секции)
| |
| − | * заглавия и подзаглавия
| |
| − | * [[библиография]], бележки и източници
| |
| − | * графични елементи
| |
| − | * приложимост
| |
| − | * пунктоация и механика
| |
| − |
| |
| − | Документна окомплектовка
| |
| − |
| |
| − | За множество документи е добре, ако се осигури единен стил, така, че да се постигне постоянство на стила. Постоянството е важно, не само, защото подобрява възможността на четящия да разбере материала, но и също защото дава на читателя увереност във възможността на автора да контролира нивото на детайлност.
| |
| − |
| |
| − | ===Дисертация===
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | Дисертацията е разширен изследователски доклад на теоретична, експериментална или дизайнерска задача. Дисертацията цели да добави оригинален приност към полето на специализация на нейния автор. Тезите за дълги, понякога огромни – от 30 до 250 и повече страници. Дисертациите са добър показател за това, какви са уменията за решаване на проблеми (problem solving skills) на автора. Качеството на дисертацията е показател за качествата – мислене, организираност и сила на слово на автора им.
| |
| − |
| |
| − | ===Устни презентации===
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | Устните презентации могат дабъдат формални и неформални, в зависимост от техните изрични и косвени цели и средата на представяне. Устната презентация може да е почти всеки вид доклад, отчет и т.н., като например ревю на дизайн, предложение или конферентен разговор. Независимо от спецификата, ефективната уснта презетнация е старателно планирана и съгласувана с целите и внимателно следи изискванията на аудиторията.
| |
| − |
| |
| − | ===Резюмета===
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | Почти всички перспективни работодатели изчитат резюметата на хората, с които смятат да правят [[бизнес]]. Тяхното отношение впоследствие, зависи и до голяма степен от стила и съдържанието на [[резюме]]то.
| |
| − |
| |
| − | ==Други видове==
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | ===Административни материали===
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | Повечето компании се нуждаят от документи, които да покрият различни административни изисквания. Такива материали включват:
| |
| − |
| |
| − | * Организационни ръководства. Те предоставят напътствия на служителите или клиентите на дадена организация. В тях са включени политики и процедурни наръчници, стилови, идентичностни и др. наръчнци. Някои компании създават оналйн версии на организационните наръчници в тяхната интранет мрежа. За такъв подвиг е необходим [[HTML експерт]].
| |
| − | * Обучителни материали. Те са публикации, разработени за обучение в класна стая от тренер или участник; могат да включват ръководства, уроци, работни тетрадки и инструкторско ръководство. Идеята е да се сложи максимално повече материал онлайн, в интернет или в интранет мрежа.Компютърно-базираното обучение (CBT), уеб-базираното обучение (WBT) и еLearning са разходно-ефективни методи за обучение, използващи учебни ръководства и тренери. Повечето компании аутсорсват разработването на eLearning.
| |
| − | * Годишни отчети. Годишните отчети обобщават [[дейност]]та или финансовата позиция на компания, правителствена агенция или неправителствена организация.
| |
| − |
| |
| − | ===Второразредно делене (misc) ===
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − |
| |
| − | * Статии в търговски журнали или списания. Една компания може да иска дадена статия да бъде публикувана в определено списания. Този материал следва да включва новини иинформация за организацията, технологията, индустрията или специфичното поле на действие. Този материал може да е предназначен за вътрешна или въшна публика (от други страни), или да представлява интерес на широкота общественост
| |
| − | * Бюлетини. Някои компании предоставят бюлетини, които дават информация за текущите дейности на фирмата. Нюзлетърите могат да са предназначени за вътрешна или чужда (външна) публика
| |
| − | * Технически доклад. Някои компании могат да изискат доклади и отчети написани по специфичен научен или технически начин. Обикновено тези доклади са насочени към експертите от дадената област или към договорна агенция
| |
| − | * Речи. Висшестоящите корпоративни [[функционер]]и се нуждаят от написването на речи за специални случаи или презентации. Някои технически писатели са специалисти в тази област.
| |
| − |
| |
| − | ===Терминът „бизнес документи”===
| |
| − |
| |
| − | Терминът „бизнес документи” покрива широка гама от документи, отчети и изявления, издадени от висшите корпоративни функционери и мениджъри с цел да се подобри оперативността, да се информират клиентите за предстоящи инвестиции и бюджети и други въпроси, засягащи акционери и инвеститори. Всеки тип бизнес документ включва – дата, абзаци, визуални графики илюстриращи продажбите, годишния приход и вътрешните операции на бизнеса. Бизнес документите могат да бъдат между една и няколко стотин страници дълги.
| |
| − |
| |
| − | * Бизнес планове и цели
| |
| − |
| |
| − | Първия документ, който един собственик на бизнес трябва да напише е солиден бизнес план. Този документ очертава общите цели и перспективи на бизнеса, заедно с управленски план, маркетингова стратегия и финансов бюджет. Този документ съдържа стратегически цели и осигурява ‘ядрото’ на бизнеса, особено що се касае до първите няколко години.
| |
| − |
| |
| − | * Счетоводни документи
| |
| − |
| |
| − | Счетоводния отдел на всеки един бизнес трябва да следи всички входящи и изходящи парични потоци. Няколко документа трябва да се водят периодично, които следят всички разходи, приходи от продажби, както на дневна, така и на годишна база. Счетоводителите трябва да издават фактури на клиенти, да поддържат корпоративния месечен бюджет на всеки един от отделите и да изготвят финансови отчети за инвеститори и акционери. Докато фактурите са дълги между една и две страници, то годишните отчети може да стигнат до 50 страници.
| |
| − |
| |
| − | * Документи по обслужване на клиенти
| |
| − |
| |
| − | Компании, които предлагат продукти и услуги дикретно на крайния потребител често имат отдел по обслужване на клиенти, който се занимава с този вид продажби, а също така и осигурява поддръжка и следпродажбено обслужване на клиентите. Често срещани бизнес документи в тази връзка включват формуляри за поръчка, клиентски жалби и брошури с описание на продуктите и услугите, предлагани от компанията
| |
| − |
| |
| − | * Бизнес доклади
| |
| − |
| |
| − | Бизнес докладите могат също да се включат към [[бизнес документ]]ацията, като дължината им може да варира между 10 и няколко стотин страници. Тези доклади може да включват годишен отчет на продажбите, годишен бюджетен отчет за производството и месечен отчети от маркетинговия отдел и производствените звена.
| |
| − |
| |
| − | * Оперативни документи
| |
| − |
| |
| − | Оперативните документи са страници или отчети с информация, която може да се води на дневна, седмична или месечна база. Примерите за оперативна документация включват стенограми от оперативни заседния и проектни предложения за вътрешни или въшни задачи, които съответния бизнес трябва да изпълни. Тези задачи може да включват преструктуриране на бизнес-процесите и/или външни маркетингови кампании (чуждестранни).
| |
| | | | |
| | ==Методи за анализ на документи== | | ==Методи за анализ на документи== |
| − |
| |
| − |
| |
| | | | |
| | Прилагат се два основни метода за анализ на документи: | | Прилагат се два основни метода за анализ на документи: |